Một trong những sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp xuất khẩu là dành rất nhiều thời gian để tìm kiếm khách hàng nhưng lại gửi email hoặc gọi điện đến không đúng người có quyền ra quyết định.

Bạn có thể đã tìm được đúng công ty nhập khẩu sản phẩm của mình, nhưng nếu thông tin chỉ được gửi đến hộp thư chung hoặc nhân viên không phụ trách mua hàng, khả năng nhận được phản hồi sẽ rất thấp.

Trong bài viết này, IMEX Data sẽ chia sẻ cách xác định và tiếp cận đúng người ra quyết định để nâng cao tỷ lệ phản hồi và tăng cơ hội ký kết hợp đồng xuất khẩu.

Vì sao nhiều doanh nghiệp không nhận được phản hồi?

Không ít doanh nghiệp gặp tình huống:

Gửi hàng trăm email nhưng chỉ có vài người trả lời.
Gọi điện nhiều lần nhưng luôn được chuyển máy.
Gửi báo giá nhưng không nhận được phản hồi.
Kết nối trên LinkedIn nhưng không có cuộc trao đổi nào tiếp theo.

Nguyên nhân thường không nằm ở chất lượng sản phẩm mà ở việc thông điệp chưa đến đúng người có thẩm quyền.

Trong các doanh nghiệp nhập khẩu, quyết định mua hàng thường có sự tham gia của nhiều bộ phận như thu mua, kỹ thuật, tài chính và ban lãnh đạo. Vì vậy, gửi thông tin đến một địa chỉ email chung không đảm bảo rằng người phụ trách sẽ nhìn thấy hoặc xử lý yêu cầu của bạn.

Ai là người ra quyết định trong doanh nghiệp nhập khẩu?

Tùy theo quy mô và ngành nghề, người chịu trách nhiệm mua hàng có thể là:

Giám đốc thu mua (Procurement Director)
Trưởng phòng thu mua (Procurement Manager)
Purchasing Manager
Sourcing Manager
Import Manager
Category Manager
Chủ doanh nghiệp hoặc Tổng giám đốc (đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ)

Việc xác định đúng chức danh sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng người ngay từ đầu thay vì mất thời gian qua nhiều khâu trung gian.

Làm thế nào để xác định đúng người phụ trách mua hàng?

1. Nghiên cứu doanh nghiệp trước khi liên hệ

Đừng chỉ biết tên công ty.

Hãy tìm hiểu thêm:

Họ đang nhập khẩu những sản phẩm nào.
Quy mô nhập khẩu ra sao.
Nhà cung cấp hiện tại là ai.
Thị trường hoạt động chính.
Họ có đang mở rộng danh mục sản phẩm hay không.

Những thông tin này giúp bạn xây dựng nội dung tiếp cận phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng.

2. Xác định đúng bộ phận phụ trách

Nếu doanh nghiệp có nhiều phòng ban, hãy ưu tiên tìm người thuộc:

Bộ phận thu mua.
Bộ phận sourcing.
Bộ phận nhập khẩu.
Bộ phận phát triển nhà cung cấp.

Việc liên hệ đúng phòng ban sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý và tăng khả năng nhận được phản hồi.

3. Tìm thông tin liên hệ trực tiếp

Thay vì chỉ gửi email đến:

info@
sales@
contact@

hãy cố gắng tìm:

Email cá nhân công việc.
Số điện thoại trực tiếp.
Hồ sơ LinkedIn.
Chức danh cụ thể.

Việc cá nhân hóa người nhận thường mang lại hiệu quả cao hơn so với gửi thông điệp đại trà. Các nền tảng dữ liệu thương mại hiện nay cũng đang tích hợp thêm thông tin người phụ trách để hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận đúng đối tượng.

Cá nhân hóa nội dung khi tiếp cận

Sau khi tìm được đúng người, bước tiếp theo là tạo một thông điệp phù hợp.

Một email hiệu quả nên thể hiện rằng bạn đã tìm hiểu về doanh nghiệp của họ.

Ví dụ, thay vì viết:

Chúng tôi là nhà sản xuất trái cây tại Việt Nam và muốn hợp tác với quý công ty.

Bạn có thể viết:

Chúng tôi nhận thấy công ty đang nhập khẩu xoài đông lạnh với tần suất đều trong thời gian gần đây. Chúng tôi là nhà cung cấp tại Việt Nam và mong muốn giới thiệu thêm một nguồn cung ổn định với tiêu chuẩn xuất khẩu.

Một nội dung cụ thể sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và tăng khả năng được đọc.

Những sai lầm cần tránh

Nhiều doanh nghiệp mất cơ hội chỉ vì những lỗi đơn giản như:

Gửi cùng một email cho hàng trăm khách hàng.
Không nhắc đến sản phẩm khách hàng đang nhập khẩu.
Không biết tên người nhận.
Gửi quá nhiều thông tin trong email đầu tiên.
Không theo dõi sau khi gửi.

Tiếp cận khách hàng B2B là một quá trình. Trong nhiều trường hợp, khách hàng chỉ phản hồi sau lần liên hệ thứ hai hoặc thứ ba.

Dữ liệu xuất nhập khẩu hỗ trợ tìm đúng khách hàng như thế nào?

Dữ liệu xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp xác định:

Công ty nào đang nhập khẩu sản phẩm của bạn.
Tần suất nhập hàng.
Khối lượng giao dịch.
Quốc gia xuất xứ hàng hóa.
Nhà cung cấp hiện tại.
Xu hướng mua hàng theo thời gian.

Khi kết hợp dữ liệu giao dịch với thông tin doanh nghiệp và người phụ trách, đội ngũ kinh doanh có thể xây dựng danh sách khách hàng chất lượng hơn và ưu tiên tiếp cận những doanh nghiệp có nhu cầu thực tế.

IMEX Data giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn

IMEX Data hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tìm kiếm và phát triển khách hàng quốc tế bằng cách:

Tra cứu nhà nhập khẩu theo sản phẩm hoặc mã HS.
Phân tích lịch sử giao dịch và tần suất nhập khẩu.
Theo dõi hoạt động của đối thủ cạnh tranh.
Xác định các thị trường có nhu cầu cao.
Hỗ trợ xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng để đội ngũ kinh doanh tập trung tiếp cận.

Thay vì tìm kiếm ngẫu nhiên trên Internet, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những công ty đã có lịch sử nhập khẩu sản phẩm tương tự, từ đó nâng cao hiệu quả bán hàng và tiết kiệm thời gian.

Kết luận

Tìm được doanh nghiệp nhập khẩu mới chỉ là bước đầu trong hành trình bán hàng quốc tế. Để tăng tỷ lệ phản hồi và cơ hội chốt đơn, doanh nghiệp cần đưa thông điệp đến đúng người có quyền ra quyết định, đồng thời cá nhân hóa nội dung dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng.

Kết hợp giữa dữ liệu xuất nhập khẩu, nghiên cứu doanh nghiệp và chiến lược tiếp cận phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn chu kỳ bán hàng, xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và mở rộng hoạt động xuất khẩu một cách hiệu quả. Với IMEX Data, doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu thương mại để xác định đúng khách hàng, hiểu rõ thị trường và xây dựng chiến lược tiếp cận dựa trên dữ liệu thay vì phỏng đoán.

Cách Tiếp Cận Đúng Người Ra Quyết Định Để Tăng Cơ Hội Chốt Đơn Hàng Xuất Khẩu